EMPATHIEKAART

Als HR professional of stagebegeleider wil je stagiairs en nieuwe medewerkers zo goed mogelijk begeleiden en laten groeien binnen je organisatie. De empathiekaart is een handig instrument dat je helpt om hun belevingswereld écht te begrijpen en je begeleiding daarop af te stemmen.

Wat levert het op?

- Betere aansluiting tussen stagiair en werkplek

- Hogere tevredenheid en betrokkenheid

- Effectievere begeleiding en ontwikkeling

- Vroegtijdige signalering van uitdagingen

- Sterkere binding met je organisatie

-Onderscheidend vermogen richting schaars talent.

Werkdocument

De empathiekaart is een levend document. Door hem regelmatig te updaten en actief te gebruiken in je begeleiding, creëer je een steeds beter begrip van je stagiairs en medewerkers.

Dit leidt tot effectievere begeleiding en een prettigere werkervaring voor iedereen.

Begin klein, wees consistent, en pas het format aan waar nodig voor jouw specifieke situatie.

Het belangrijkste is dat je het instrument gebruikt op een manier die voor jou en je organisatie werkt.

Tip: Het kost tijd om een goed beeld te vormen, als je dat eenmaal hebt dan is jouw voorsprong om de concurrentie enorm.

Praktisch

De Empathiekaart in 5 Stappen

Stap 1: Voorbereiding (15-20 minuten)

Wat heb je nodig?

- De empathiekaart (minimaal A3-formaat) in print of een digitale versie

- Post-its in verschillende kleuren (optioneel)

- Stiften

Tip: Download en print de empathiekaart template van deze website.

Hang deze op een zichtbare plek in je kantoor of vergaderruimte waar betrokken collega’s inzichten en ideeën kunnen noteren op de map of op een post-it.

Stap 2: Dataverzameling (1-2 weken)

Verzamel vooraf informatie via verschillende bronnen:

**Direct contact met stagiair/medewerker:**

- Voer een informeel gesprek tijdens de lunch

- Plan een kort 1-op-1 moment

- Observeer tijdens teamoverleggen

- Let op non-verbale communicatie

**Indirecte bronnen:**

- Feedback van directe collega's

- Input van andere stagiairs

- Evaluatieformulieren

- Berichten in Teams/Slack

**Maak aantekeningen van:**

- Letterlijke uitspraken

- Opvallend gedrag

- Terugkerende thema's

- Signalen van tevredenheid of frustratie

Stap 3: De Empathiekaart Invullen (60-90 minuten)

3.1 ZIEN (15 min)

Begin linksboven en vraag je af:

- Welke werksfeer ervaart de stagiair?

- Hoe ziet hun werkplek eruit?

- Welke voorbeelden hebben ze om zich heen?

Concrete vragen om te noteren:

- "Wat zie je andere collega's meestal doen?"

- "Hoe gaan mensen hier met elkaar om?"

- "Welke succesverhalen zie je binnen het bedrijf?"

3.2 HOREN (15 min)

Ga naar rechtsboven:

- Welke feedback krijgen ze?

- Wat horen ze in de wandelgangen?

- Welke boodschappen ontvangen ze van het management?

Concrete vragen:

- "Welke terugkoppeling krijg je van je begeleider?"

- "Wat hoor je van andere stagiairs over het werk?"

- "Welke verhalen hoor je over doorgroeimogelijkheden?"

3.3 DENKEN & VOELEN (15 min)

Centraal in de kaart:

- Waar maken ze zich zorgen over?

- Wat motiveert hen?

- Welke ambities hebben ze?

**Noteer antwoorden op:**

- "Waar droom je van binnen dit bedrijf?"

- "Wat vind je spannend aan je werk?"

- "Wanneer ga je met plezier naar je werk?"

3.4 ZEGGEN & DOEN (15 min)

Noteer concreet gedrag:

- Hoe pakken ze taken aan?

- Welke houding tonen ze in meetings?

- Hoe communiceren ze met anderen?

**Let specifiek op:**

- Uitspraken tijdens overleggen

- Werkgewoontes

- Communicatiestijl

- Reactie op feedback

#### 3.5 PIJN & WINST (15 min)

Onderaan de kaart:

- Links: frustraties en obstakels

- Rechts: wensen en doelen

**Voorbeeldvragen:**

- "Wat vind je het lastigste aan je werk?"

- "Wanneer ben je het meest trots?"

- "Wat zou je willen verbeteren?"

### Stap 4: Analyse (30-45 minuten)

#### 4.1 Patronen Herkennen

- Cluster vergelijkbare post-its

- Markeer terugkerende thema's

- Zoek verbanden tussen verschillende secties

#### 4.2 Inzichten Formuleren

Schrijf concrete inzichten op:

- "We zien dat [naam] vooral energie krijgt van..."

- "Een terugkerend obstakel is..."

- "Er lijkt behoefte te zijn aan..."

Stap 5: Actieplan (45-60 minuten)

5.1 Prioriteiten Bepalen

Maak twee lijsten:

1. Quick wins (direct uitvoerbaar)

2. Langetermijnacties (meer voorbereiding nodig)

Om te bepalen waar je acties plant kun je de inspanning effect matrix gebruiken die je ook als tool kunt downloaden.

5.2 Concrete Acties Formuleren

Voor elke prioriteit:

- Wat ga je doen?

- Wie is verantwoordelijk?

- Wanneer moet het af zijn?

- Hoe meet je succes?

**Voorbeeldformat:**

```

Actie: [concrete beschrijving, leuke titel bedenken]

Wie: [naam verantwoordelijke]

Wanneer: [deadline] Over twee weken…..

Resultaat: [meetbaar doel] kun je er een foto van maken na afronding? Dan is het concreet.

Praktische Tips voor Succes

Tijdens het Proces

1. Plan vaste momenten voor updates

2. Betrek de stagiair/medewerker actief

3. Blijf doorvragen bij onduidelijkheden

4. Maak foto's van de ingevulde kaart

Follow-up

- Plan maandelijkse check-ins

- Update de kaart elk kwartaal

- Vier successen en deel learnings

- Gebruik inzichten om de ervaring van nieuwe stagiairs te verbeteren

Veelgemaakte Fouten en Oplossingen

1. Te Algemeen Blijven

❌ "Stagiair vindt werk leuk"

✅ "Stagiair licht op tijdens klantcontact"

### 2. Aannames Maken

❌ "Zal wel onzeker zijn"

✅ "Vraagt vaak bevestiging bij nieuwe taken"

### 3. Alleen Negatieve Punten

❌ Focus op problemen

✅ Balans tussen uitdagingen en successen

## Voorbeeld Tijdlijn voor Implementatie

**Week 1:**

- Dag 1-2: Voorbereiding

- Dag 3-5: Dataverzameling

**Week 2:**

- Dag 1: Empathiekaart invullen

- Dag 2-3: Analyse

- Dag 4-5: Actieplan maken

**Week 3 en verder:**

- Wekelijks: Quick wins uitvoeren

- Maandelijks: Voortgang checken

- Kwartaal: Grote update

## Tot Slot