Ken je die neiging om eindeloos te discussiëren over de vraag of je voor stagiairs een zitzak moet neerzetten, terwijl je geen goede strategie hebt voor hun begeleiding? Gefeliciteerd! Dan ben je aan het 'bikeshedden', ook wel bekend als de wet van Parkinson over futiliteiten.

Dit fenomeen beschrijft de neiging om disproportioneel veel tijd te verspillen aan kleine dingen, terwijl we de echt belangrijke zaken laten liggen.

Waar gebeurt dit?
Herinner je die keer dat de HR-afdeling een hele vergadering besteedde aan het bespreken van welkomstpakketten voor stagiaires, terwijl het het onboardingproces en de begeleidingsstructuur onderbelicht bleven? Precies, dat is bikeshedden. Het lijkt misschien belangrijk om een goede eerste indruk te maken, maar het helpt niet echt als stagiaires zich vervolgens verloren voelen zonder duidelijke richting of steun.

Individuele effecten
Door te bikeshedden saboteren we onze eigen productiviteit en die van onze stagiaires. We besteden te veel tijd aan eenvoudige, minder belangrijke taken en laten geen tijd over voor essentiële zaken die we echt moeten aanpakken, zoals effectieve training en ontwikkeling.

Systemische effecten
In organisaties kan bikeshedden leiden tot enorme tijdverspilling omdat iedereen maar al te graag zijn zegje wil doen over de simpele zaken. Het resultaat? Belangrijke onderwerpen zoals carrièreontwikkeling en skill-building krijgen nauwelijks aandacht.

Effect op stagiaires
Stel, je besteedt alle tijd aan het perfect maken van het rooster voor het koffiehalen door de stagiaires, maar je slaagt er niet in om begeleiding te organiseren die hun echte groei bevordert. Zo gaat bikeshedden rechtstreeks ten koste van de ontwikkeling en tevredenheid van de stagiaires. Tot ziens positief imago, het was leuk je gekend te hebben.

Bikeshedden en stagiaires werven
Zelfs bij het wervingsproces voor stagiaires kan bikeshedden een rol spelen. Recruiters kunnen zich verliezen in het perfectioneren van vacaturebeschrijvingen en vergeten uit te zoeken wat stagiaires echt willen en nodig hebben om te slagen binnen het bedrijf.

Waarom gebeurt het?
Bikeshedden gebeurt omdat kleine, simpele taken gemakkelijker te begrijpen en te bespreken zijn. We voelen ons bekwamer en comfortabeler met deze onderwerpen. Daarom grijpen we de kans om iets te zeggen wat we begrijpen en iets te doen wat ogenschijnlijk snel resultaat oplevert.

Hoe te vermijden
Bewustzijn van bikeshedden is essentieel, zeker in de context van het begeleiden van stagiaires. Een effectieve strategie om bikeshedding te voorkomen is door begeleidingsgesprekken strak en gefocust te houden op één hoofdthema of kernprobleem. Dit voorkomt dat de begeleiding verzandt in zijsporen over minder relevante zaken, zoals de kantoorinrichting of de lunchkeuzes, terwijl belangrijke ontwikkelingsbehoeften van de stagiair onbesproken blijven. Gebruik daarbij ook een gespreksformulier om gestructureerd de voortgang te monitoren. Elk gesprek kan zich dan concentreren op wat echt belangrijk is voor de ontwikkeling van de stagiair, zoals carrièreplanning, vaardigheidsontwikkeling of het oplossen van specifieke uitdagingen waarmee de stagiair te maken heeft. Door deze focus blijven zowel de begeleider als de stagiair gericht op wat werkelijk bijdraagt aan professionele groei. Kun je daarna over de kwestie ‘kaas of cervelaat’ bakkeleien.

Waar het allemaal begon
De term komt van Cyril Northcote Parkinson, een Britse historicus die opmerkte dat organisaties belachelijk veel tijd besteden aan onbenullige zaken. Hij illustreerde dit met een verhaal over een comité dat meer tijd besteedde aan het bespreken van een fietsenstalling dan aan een voorstel voor een nucleaire installatie.

Gouden tips

1. Ontwikkel een gerichte wervingsstrategie: begin met een duidelijk beeld van de vaardigheden en eigenschappen die nodig zijn voor de stageposities binnen je organisatie. Ontwerp vacaturebeschrijvingen en selectieprocessen die direct aansluiten bij deze vereisten. Dit helpt om snel en efficiënt de juiste kandidaten te identificeren zonder afgeleid te raken door minder relevante criteria.

2. Structureer het onboardingproces: zorg voor een gestructureerd en efficiënt onboardingproces dat nieuwe stagiaires snel en effectief inwerkt. Focus op essentiële zaken zoals bedrijfscultuur, verwachtingen, en specifieke taken of projecten waaraan ze zullen werken. Dit voorkomt dat tijd verspild wordt aan onnodige details en zorgt ervoor dat stagiaires zich gewaardeerd en welkom voelen, wat hun productiviteit en tevredenheid kan verhogen.

3. Implementeer continu feedback en begeleiding: zorg voor regelmatige feedbackmomenten en voortdurende begeleiding om de ontwikkeling van stagiaires te ondersteunen. Gebruik gestructureerde beoordelingen en persoonlijke gesprekken om focus te houden op hun vooruitgang en leerdoelen. Dit helpt om de begeleiding relevant en doelgericht te houden, waardoor zowel de stagiair als de organisatie maximaal profiteren van de stage-ervaring.